Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa en Guipúzcoa

La regla general: seis años

El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar, ordenados, los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio durante seis años desde el último asiento de los libros, salvo que otra norma diga otra cosa. Esto vale para sociedades y para autónomos que ejercen una actividad empresarial.

Dos detalles que se olvidan con frecuencia:

• La obligación sigue aunque la empresa cese su actividad.
• Si la sociedad se disuelve, pasa a los liquidadores; si fallece el empresario, a sus herederos.

Esta guía resume los plazos más comunes para que sepas qué mover y qué guardar. No sustituye a tu asesoría: antes de eliminar nada, confírmalo con ella.

Tabla de plazos por tipo de documento

Como el plazo mercantil de seis años es el más largo de los generales, muchas empresas lo usan como referencia para todo el archivo ordinario.

Documentos fiscales: manda la Hacienda Foral

En Gipuzkoa los impuestos los gestiona la Hacienda Foral, no la Agencia Tributaria estatal, y la norma de referencia es la Norma Foral 2/2005 General Tributaria de Gipuzkoa. Su artículo 65 fija en cuatro años la prescripción del derecho de la Administración a liquidar la deuda y a exigir su pago, y también la del derecho del contribuyente a pedir devoluciones.

Ojo con el cómputo: los cuatro años no empiezan el 1 de enero siguiente al ejercicio, sino al día siguiente de que termine el plazo para presentar la declaración. En el impuesto sobre sociedades, por ejemplo, se cuenta desde que vence su plazo de presentación, no desde el cierre del ejercicio.

Hay una excepción importante. Si la empresa tiene bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar, el artículo 65 bis permite a la Hacienda Foral comprobarlas durante hasta veinte años. En ese caso, guarda las declaraciones y la contabilidad que las justifican mientras las sigas aplicando.

Laboral y Seguridad Social: cuatro años

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social considera infracción no conservar durante cuatro años la documentación que acredita:

• La afiliación, las altas, las bajas y sus variaciones.
• Los documentos de cotización.
• Los recibos del pago de salarios.
• El pago delegado de prestaciones.

El Estatuto de los Trabajadores añade que la empresa debe conservar los registros de jornada durante cuatro años, a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Además, la Ley General de la Seguridad Social fija en cuatro años la prescripción de las deudas por cuotas.

En prevención de riesgos laborales la ley no fija un plazo único de conservación, pero las infracciones muy graves prescriben a los cinco años. Por eso conviene guardar al menos ese tiempo evaluaciones de riesgos, formación y entregas de equipos de protección.

Documentos que conviene guardar más tiempo

Hay papeles que la ley no obliga a destruir nunca y que es mejor no perder mientras la empresa exista:

• Escrituras de constitución, estatutos y sus modificaciones.
• Libros de actas y registro de socios.
• Escrituras de compra de inmuebles y documentación de obras.
• Contratos que siguen en vigor, como alquileres, préstamos o licencias.
• Documentación de bases negativas y deducciones mientras se estén aplicando.

Si tienes dudas con un documento concreto, la regla prudente es mantenerlo hasta que tu asesoría confirme que ha vencido el plazo que le afecta.

Dónde guardar el archivo que ya no consultas

El problema de estos plazos es el espacio: seis ejercicios de facturas, nóminas y contabilidad ocupan metros de estantería que en la oficina valen dinero. Muchas empresas de Guipúzcoa aprovechan un traslado para sacar el archivo histórico. Si estás en ese punto, te ayudará la guía sobre cómo organizar una mudanza de oficina.

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Antes de mandar cajas a custodia, etiquétalas por ejercicio y tipo de documento, y apunta en cada una la fecha a partir de la cual podrás revisarla. Así sabrás cada año qué ha vencido sin abrir todo el archivo.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos años hay que guardar las facturas en Gipuzkoa?

Fiscalmente, al menos cuatro años desde que termina el plazo de la declaración en la que se incluyen, según la Norma Foral General Tributaria. Como también son justificantes del negocio, el Código de Comercio eleva el plazo a seis años.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las nóminas?

Los recibos de salarios y los documentos de cotización, un mínimo de cuatro años según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Como justificantes contables, lo prudente es llegar a seis.

¿Un autónomo tiene que guardar los mismos documentos?

Si ejerce una actividad empresarial, el Código de Comercio le obliga igual durante seis años. En lo fiscal y laboral le afectan los mismos plazos que a una sociedad.

¿Qué pasa con los documentos si cierro la empresa?

La obligación de conservarlos no termina con el cese. En una sociedad disuelta pasa a los liquidadores, y si fallece el empresario, a sus herederos.

¿Puedo guardar la documentación solo en digital?

Depende del documento y de cómo se haya digitalizado. Consúltalo con tu asesoría antes de eliminar originales en papel.