Custodia de documentos en Guipúzcoa

Cómo trabajamos con tu archivo

Lo primero es saber qué hay. Pasamos por tu oficina, preparamos cajas iguales y a cada una le ponemos un número y una etiqueta con lo que contiene, con el detalle que prefieras: caja, carpeta o expediente. Más detalle hace más fácil encontrar algo después, pero también alarga el trabajo inicial; te orientamos según el tipo de papeles.

Desde ese momento las cajas quedan en nuestros contenedores precintados. Si te hace falta un documento, nos lo pides y te lo acercamos, la caja completa o solo la carpeta si está etiquetada así. Anotamos qué se ha pedido y cuándo, algo que agradecerás si algún día hay una revisión.

Datos personales y responsabilidad

Cuando las cajas contienen nóminas, expedientes de clientes, historiales o cualquier dato personal, sacarlas de la oficina no te quita la responsabilidad: tu empresa sigue siendo la responsable de esos datos aunque estén en otro sitio. Por eso la custodia se formaliza con un contrato de encargado de tratamiento entre tu empresa y la nuestra, y el personal que toca las cajas es propio.

Plazos de conservación más habituales

Depende del documento. Los libros y papeles contables, seis años según el Código de Comercio. Lo fiscal, cuatro años de prescripción según la Ley General Tributaria, que pueden alargarse si Hacienda abre una comprobación. Lo laboral y de Seguridad Social, en general cuatro años. Escrituras y títulos de propiedad, sin límite. La documentación clínica tiene normativa propia, también en Euskadi. No asesoramos, pero anotamos en cada caja la fecha que nos digas y te avisamos al llegar.

Qué hacer cuando vence el plazo

Pasado ese tiempo, los papeles con datos personales no se pueden tirar sin más: hay que destruirlos de forma que no se puedan leer ni recomponer. Nos llevamos las cajas para su destrucción y te dejamos constancia por escrito de la retirada, que es lo que conviene tener archivado.

Quién nos pide este servicio en Gipuzkoa

Hay tres clientes típicos. Despachos de abogados y procuradores que guardan asuntos cerrados y a veces necesitan recuperar uno con prisa. Clínicas y consultas, con historiales que tienen sus propios plazos. Y asesorías y gestorías, que llevan la contabilidad de muchos clientes y son las que más cajas acumulan. En una provincia con tanta ingeniería, también estudios técnicos con planos y proyectos que hay que conservar.

¿Papel o digital?

No hace falta escanear todo. Lo que se consulta a menudo tiene sentido tenerlo en digital; lo que se guarda solo porque lo exige la ley y no se abre nunca, normalmente no compensa. Y conviene saber que, para poder destruir el original en papel y quedarte solo con la copia digital, la Agencia Tributaria exige una digitalización certificada, un proceso aparte y más costoso que merece la pena solo en algunos casos.

Recogemos en cualquier punto de Gipuzkoa

Pasamos por Donostia y su comarca, Irun y Hondarribia, el Goierri, el Deba y el Tolosaldea, y por los parques empresariales como Zuatzu o Miramon y los polígonos, donde muchas empresas tienen el archivo amontonado en la entreplanta de la nave. Si además cambias de oficina, recogemos el archivo en el mismo viaje, con el mismo camión y el mismo equipo, y te sale más barato.