Cómo organizar una mudanza de oficina sin parar la actividad

Calendario de una mudanza de oficina

La clave para no parar es no improvisar. Una oficina tiene más dependencias que una casa: servidores, contratos de conexión, archivo, clientes que siguen llamando. Esta es la secuencia que te recomendamos en La Seda:

Si quieres ver qué entra en el servicio y qué se contrata aparte, lo explicamos en la guía sobre qué incluye una empresa de mudanzas.

Mudar por fases para no cerrar

Mover toda la oficina de golpe obliga a parar. Por fases, siempre hay alguien atendiendo:

1. Fase 1: lo que no se usa a diario. Archivo histórico, material de almacén, salas de reuniones y mobiliario sobrante.
2. Fase 2: departamentos de uno en uno. Empieza por los que menos atención al público tienen. Mientras tanto, el resto sigue en el local antiguo.
3. Fase 3: puestos críticos y servidor. Lo último que sale y lo primero que se instala.

Si hay días de solape entre los dos locales, o el nuevo aún no está listo, podemos guardar mobiliario y cajas en nuestro guardamuebles en Guipúzcoa, sin permanencia. En la guía sobre cómo elegir un guardamuebles tienes qué mirar antes de contratarlo.

Informática y equipos: lo que más cuesta si falla

Nuestro trabajo es desconectar lo físico, embalarlo y colocarlo en su puesto. La configuración de redes y servidores corresponde a tu proveedor informático, así que conviene que esté presente al desconectar y al conectar.

• Copia de seguridad completa antes de apagar nada.
• Pide el traslado de fibra y centralita con tiempo: el operador pone la fecha, no tú.
• Fotografía el cableado de cada puesto antes de desmontarlo.
• Cada ordenador con sus periféricos en la misma caja, con el número de puesto.
• Servidores y equipos delicados, embalados aparte y sin mezclar con otras cajas.

Archivo y documentos: aprovecha para ordenar

La mudanza es el mejor momento para revisar el archivo. Mover papel que no hace falta cuesta tiempo y espacio en el nuevo local. Antes de embalar, separa en tres grupos:

• Documentación viva: la que se consulta a diario. Va con el departamento, en cajas cerradas y numeradas.
• Archivo que hay que conservar por ley pero casi no se consulta: contabilidad, facturas o nóminas de ejercicios anteriores. Puede ir a custodia externa.
• Lo que ya ha superado su plazo legal: consulta con tu asesoría antes de eliminarlo.

Los plazos cambian según el tipo de documento. Los repasamos en la guía sobre cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa. Si no quieres llevar ese archivo al nuevo local, en La Seda ofrecemos custodia de documentos para empresas en Guipúzcoa.

Plano y etiquetado: lo que ahorra el primer día

Sin plano, el equipo de mudanza deja las cosas donde puede y luego las movéis vosotros. Con plano, cada caja llega a su sitio:

• Numera cada puesto y cada sala en el plano del nuevo local.
• Pega el mismo número en la puerta o en el suelo del destino.
• Etiqueta cajas, sillas, cajoneras y equipos con ese número y el departamento.
• Marca aparte lo frágil y lo confidencial.
• Cada empleado prepara una caja pequeña con lo imprescindible del primer día.

El desmontaje y montaje de mesas, armarios y estanterías lo hacemos nosotros si lo incluimos en el presupuesto. Tienes todos los detalles en nuestro servicio de mudanzas de oficinas en Guipúzcoa.

Accesos, calle y permisos en Gipuzkoa

El día de la mudanza pueden fallar cosas que no dependen de ti ni de nosotros. Resuélvelas antes:

• Edificio. Pregunta a la administración de los dos inmuebles por horarios de carga, reserva del montacargas y protección de zonas comunes.
• Vía pública. Si el camión necesita ocupar carril, aparcamiento o una zona peatonal, hay que solicitarlo al ayuntamiento con antelación. En Donostia / San Sebastián el plazo mínimo es de cinco días hábiles (diez para vehículos pesados que ocupen acera o zona peatonal) y se paga la tasa que fije el ayuntamiento. Al pedir presupuesto te decimos si hace falta.
• Zona de bajas emisiones. Donostia tiene una zona de bajas emisiones de 1,2 km² en el centro. En la fase actual (2025-2027) no pueden entrar vehículos sin etiqueta ambiental, salvo excepciones; desde 2028 tampoco los de etiqueta B. Tenlo en cuenta si otros proveedores traen furgonetas propias.
• Grúa. Si el mobiliario no cabe por la escalera, subimos por fachada con grúa elevadora propia de hasta 30 m.

Si tu nueva oficina está en el centro de la capital, revisa también nuestra página de mudanzas en Donostia.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una mudanza de oficina?

Cuanto antes, mejor. Pide presupuesto en cuanto tengas fecha de entrada en el nuevo local: el traslado de líneas y el permiso de vía pública tienen plazos que no controlas.

¿Se puede hacer la mudanza sin cerrar la oficina?

Sí, moviendo por fases: primero archivo y zonas de poco uso, después departamento a departamento y al final los puestos críticos. Las fechas se fijan según disponibilidad.

¿Quién desconecta y conecta los ordenadores?

Nosotros desconectamos, embalamos y colocamos los equipos en su puesto. La configuración de red y servidores es cosa de tu proveedor informático.

¿Qué hacemos con el archivo antiguo?

Revisa qué hay que conservar por ley. Lo que no consultáis a diario puede ir a custodia externa en lugar de ocupar espacio en la nueva oficina.

¿La mudanza de oficina está asegurada?

Sí. Trabajamos con seguro de Allianz y flota y personal propios. Si hay equipos de mucho valor, avísanos al pedir presupuesto.