Cómo funciona la custodia en la práctica

Empezamos por el inventario. Vamos a tu oficina, montamos cajas normalizadas y cada una recibe un código y una descripción del contenido al nivel que tú decidas: por caja, por carpeta o por expediente. Cuanto más fino sea el detalle, más rápido se localiza después una consulta, y más cuesta el alta. Te decimos dónde está el punto razonable según el tipo de documentación que tengas.

A partir de ahí el archivo vive en nuestro depósito. Cuando necesitas algo lo pides y te lo llevamos: la caja entera o solo el expediente, si el inventario llega a ese nivel. Cada movimiento queda registrado con fecha, hora y persona solicitante, que es justo lo que te van a pedir el día que haya una auditoría o una inspección.

Lo que exige la protección de datos

Si en esas cajas hay nóminas, historiales, expedientes de clientes o cualquier dato personal, la custodia deja de ser una cuestión de espacio y pasa a ser una obligación legal. El reglamento europeo te mantiene como responsable del tratamiento aunque el archivo esté fuera de tu local, así que hace falta un contrato de encargado de tratamiento entre tu empresa y la nuestra. Lo firmamos siempre, junto al compromiso de confidencialidad del personal que manipula las cajas.

Cuánto tiempo hay que guardar cada cosa

No hay una respuesta única. La documentación mercantil y contable, seis años desde el último asiento. Las facturas y libros a efectos fiscales, cuatro años de prescripción que se reabren con cualquier comprobación. Los expedientes laborales y los partes de cotización, cuatro años. Escrituras y títulos de propiedad, indefinidamente. Los historiales clínicos tienen norma propia, y en la Comunidad Autónoma del País Vasco conviene revisar la específica del sistema de salud. No somos asesores, pero marcamos en el inventario la fecha que nos indiques y te avisamos cuando llegue.

Destrucción certificada al vencer el plazo

Cumplido el plazo, tirar las cajas al contenedor no es una opción. La documentación con datos personales debe destruirse de forma que no pueda reconstruirse, y de esa destrucción debe quedar constancia. Retiramos las cajas, se destruyen con el nivel de seguridad que corresponda al tipo de dato y te entregamos el certificado. Ese papel es el que sirve ante una inspección; el recibo del punto limpio, no.

Quién nos llama en Gipuzkoa

Sobre todo tres perfiles. Despachos de abogados y procuradores, con expedientes vivos y cerrados, que necesitan recuperar los cerrados rápido. Clínicas y consultas, con historiales sujetos a plazos propios y confidencialidad alta. Y asesorías y gestorías, que acumulan la contabilidad de decenas de clientes y son las que más metros lineales necesitan. También ingenierías, que aquí abundan, con proyectos y planos que hay que conservar años.

Digitalizar: qué compensa y qué no

No todo el archivo hay que escanearlo. Lo que se consulta a menudo, sí; lo que se guarda por obligación y no se abre nunca, no compensa. Podemos digitalizar bajo demanda: pides un expediente y te lo enviamos escaneado el mismo día sin mover la caja. Para que el documento electrónico tenga validez y puedas destruir el papel hace falta digitalización certificada con los requisitos que fija la Agencia Tributaria, que es un proceso distinto y más caro; te decimos cuándo tiene sentido plantearlo.

Recogida en toda la provincia

Recogemos en Donostia y comarca, Irun y Hondarribia, el Goierri, el Alto y Bajo Deba y el Tolosaldea, y también en los parques empresariales de Zuatzu, Miramon y en los polígonos, donde hay muchas empresas con el archivo apilado en el altillo de la nave. Si la retirada del archivo coincide con una mudanza de oficina, se hace en el mismo servicio: es el mismo camión y el mismo equipo, y sale bastante más barato.